Alle drei Veranstaltungen sind für alle Vereine gedacht und je mehr Vereine und Organisationen sich bei diesen Veranstaltungen beteiligen, umso größer wird auch der Besucherzuspruch sein wovon alle Vereine profitieren. Denn die gemeinschaftlichen Veranstaltungen für die Vereine sollten nicht in Konkurrenz zu anderen Vereinsveranstaltungen stehen. Ebenso sollte es bei Veranstaltungen im gleichen Stadtteil gelten, hier sollte auch versucht werden keine Doppelveranstaltungen zu organisieren. Gerade in der heutigen Zeit, wo viele Vereine zu kämpfen haben, sollte das Miteinander, anstatt dass Gegeneinader im Vordergrund stehen, so Galvez.  

Zur besseren Vorbereitung auf das vorgenannte Treffen zur Terminabsprache 2018 werden alle Vereine gebeten, bis zum 20. Oktober 2017 alle bereits feststehenden Termine für das Jahr 2018 den Vereinsring zu melden.

Des Weiteren wird auch um Meldung der Termine für die jeweiligen Jahreshauptversammlungen der Vereine, sofern diese schon feststehen gebeten, damit der Vereinsring die eigene JHV 2018 terminieren kann, ohne dass es zu Terminkollisionen mit anderen Jahreshauptversammlungen kommt.